Eppure, prima del progetto, gran parte delle informazioni viveva ancora sulla carta. L’unico strumento condiviso era Google Calendar, utilizzato per inserire sopralluoghi e interventi.
Stiamo costruendo un sistema operativo aziendale capace di collegare l’intero lavoro: dall’arrivo del lead fino alla conclusione e al controllo economico della commessa.
Non un semplice gestionale, ma il punto centrale attraverso cui far funzionare l’azienda.
Il punto di partenza
Ogni attività aveva bisogno delle informazioni raccolte nelle fasi precedenti, ma queste informazioni non vivevano all’interno di un unico sistema.
Il lead arrivava, il sopralluogo veniva organizzato, l’operatore raccoglieva misure e fotografie, l’ordine proseguiva verso la logistica e infine veniva pianificata l’installazione.
Carta, email e Calendar permettevano all’azienda di lavorare, ma non di avere una visione completa e aggiornata di ogni cliente e di ogni commessa.
La crescita dell’attività stava rendendo sempre più difficile mantenere il controllo con gli stessi strumenti.
Il sistema che stiamo costruendo
Abbiamo riprogettato l’intero percorso operativo dell’azienda e lo stiamo trasferendo in un’unica piattaforma.
Il sistema parte dall’ingresso del lead, che può arrivare:
- dal sito;
- da una campagna;
- da una telefonata;
- da un inserimento manuale.
Da quel momento viene creata una scheda unica che accompagna il cliente attraverso tutte le fasi successive.
Dal lead al sopralluogo
Il lead viene qualificato e portato verso la pianificazione del sopralluogo.
L’appuntamento viene assegnato all’operatore incaricato, che può aprire direttamente la scheda collegata al CRM.
Durante il sopralluogo può:
- consultare le informazioni già raccolte;
- inserire dati e misure;
- scattare e caricare fotografie;
- aggiornare lo stato dell’attività;
- avviare la generazione del render;
- preparare le informazioni necessarie alla fase commerciale.
Il sopralluogo non rimane più un’attività isolata sul calendario: diventa una parte tracciata della commessa.
Dalla conferma alla logistica
Quando il cliente conferma l’ordine, tutte le informazioni raccolte continuano a essere utilizzate nelle fasi successive.
Il sistema collega:
- conferma dell’ordine;
- materiali necessari;
- fornitori;
- logistica;
- assegnazione delle squadre;
- pianificazione dell’installazione;
- avanzamento della commessa.
Ogni reparto lavora sullo stesso insieme di informazioni, senza dover ricostruire ciò che è stato deciso nelle fasi precedenti.
Controllo economico della commessa
Il sistema non mostra soltanto cosa deve essere fatto.
Per ogni commessa permette di collegare ricavi, costi, materiali e attività operative, offrendo all’azienda una visione più precisa del risultato economico.
L’obiettivo è sapere non soltanto quante installazioni vengono realizzate, ma quanto valore produce realmente ogni lavoro.
Un sistema operativo aziendale
La differenza rispetto a un normale gestionale è nella profondità del progetto.
Non stiamo digitalizzando una singola attività. Stiamo collegando tutto ciò che permette all’azienda di lavorare:
- acquisizione del cliente;
- gestione commerciale;
- sopralluoghi;
- raccolta dei materiali;
- render;
- preventivi e ordini;
- controllo di gestione;
- logistica;
- squadre;
- installazioni.
Ogni informazione viene raccolta una volta e rimane disponibile per tutte le fasi successive.
Il cambiamento atteso
Quando il sistema sarà completamente operativo, l’azienda avrà un unico punto da cui seguire clienti, attività e commesse.
Carta, email e Calendar non dovranno più sostenere da soli l’intera organizzazione.
La direzione potrà sapere cosa sta accadendo, gli operatori avranno le informazioni necessarie per lavorare e ogni commessa potrà essere seguita dal primo contatto fino al risultato economico finale.
Questa sezione verrà aggiornata con i risultati misurati dopo l’entrata in funzione del sistema.